Prozesse vor der Digitalisierung dokumentieren
Dokumentieren Sie Auslöser, Rollen, Daten, Entscheidungen und Ausnahmen, bevor ein betrieblicher Ablauf digitalisiert wird.
Wer einen unklaren Ablauf digitalisiert, erhält häufig nur einen unklaren digitalen Ablauf. Eine brauchbare Prozessdokumentation muss dabei kein umfangreiches Handbuch sein. Für den Start genügt oft eine strukturierte Beschreibung eines echten Vorgangs: Auslöser, Eingaben, Schritte, Entscheidungen, Ausnahmen und Ergebnis.
Diese Grundlage hilft einem Anbieter, Aufwand und Risiken besser zu verstehen. Gleichzeitig erkennen Sie intern, welche Regeln tatsächlich gelten und an welchen Stellen Menschen heute improvisieren.
Einen konkreten Anfang und ein Ende festlegen
Wählen Sie einen Prozess mit einem klaren Auslöser und Ergebnis. „Auftragsbearbeitung“ ist meist zu groß. „Eingehende Anfrage prüfen und einem Bearbeiter zuweisen“ ist besser abgrenzbar.
Notieren Sie:
- Start: Was löst den Vorgang aus?
- Ergebnis: Woran ist er fachlich abgeschlossen?
- Beteiligte Rollen: Wer bearbeitet, entscheidet oder erhält Informationen?
- Systeme und Hilfsmittel: Welche Software, Tabellen, E-Mails oder Ordner werden genutzt?
- Häufigkeit und Spitzen: Wie regelmäßig tritt der Vorgang auf, und wann häuft er sich?
Nutzen Sie Rollen statt einzelner Namen. So bleibt die Beschreibung gültig, wenn Zuständigkeiten wechseln.
Die Prozessschritte als Tabelle erfassen
Für einen ersten Entwurf reicht eine Tabelle mit sechs Spalten:
| Schritt | Rolle | Eingabe | Tätigkeit | Ergebnis | Sonderfall |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Vertrieb | Anfrageformular | Pflichtangaben prüfen | vollständige Anfrage | Angaben fehlen |
| 2 | Vertrieb | vollständige Anfrage | Leistungsbereich zuordnen | Kategorie | Fall nicht eindeutig |
| 3 | Teamleitung | Kategorie und Auslastung | Bearbeitung zuweisen | zuständige Rolle | niemand verfügbar |
Das Beispiel ist bewusst einfach. Ergänzen Sie echte Feldnamen, Entscheidungskriterien und verwendete Systeme. Vermeiden Sie Formulierungen wie „normal bearbeiten“; sie verbergen meist Wissen, das für eine digitale Regel benötigt wird.
Entscheidungen und Ausnahmen sichtbar machen
Schwierigkeiten zeigen sich häufig in Entscheidungen und Ausnahmen. Erfassen Sie deshalb zu jeder Entscheidung:
- Welche Information wird geprüft?
- Welche möglichen Ergebnisse gibt es?
- Wer darf entscheiden?
- Was geschieht, wenn Information fehlt oder widersprüchlich ist?
- Kann eine Entscheidung später korrigiert werden?
Sammeln Sie für einige Tage reale Sonderfälle. Typisch sind Dubletten, unvollständige Angaben, verspätete Freigaben, abweichende Preise oder nicht erreichbare Fremdsysteme. Bewerten Sie anschließend, welche Ausnahme automatisiert werden soll und welche bewusst bei einer Person bleibt.
Daten und Nachweise benennen
Listen Sie Eingaben nicht nur als „Kundendaten“ auf. Benennen Sie die einzelnen Informationen, ihren Ursprung und ihre Pflicht. Zum Beispiel: Firmenname aus dem Formular, Kundennummer aus dem Bestandssystem, gewünschter Termin als freie Angabe.
Klären Sie außerdem:
- Wo entsteht die führende Version eines Datensatzes?
- Welche Werte dürfen geändert werden?
- Welche Anhänge gehören zum Vorgang?
- Welche Schritte müssen später nachvollziehbar sein?
- Welche Aufbewahrungs- oder Löschvorgaben sind intern bekannt?
Wenn personenbezogene Daten betroffen sind, sollte die zuständige Stelle die konkrete Verarbeitung und ihre Anforderungen prüfen. Eine Prozessskizze allein ersetzt keine Datenschutzprüfung.
Diagramm nur einsetzen, wenn es hilft
Ein Diagramm ist nützlich, wenn mehrere Rollen, Rücksprünge oder parallele Schritte vorkommen. BPMN ist eine mögliche standardisierte Notation. Die offizielle BPMN-Spezifikation 2.0.2 der Object Management Group definiert eine Notation und ein Modell für Geschäftsprozesse sowie ein Austauschformat. Sie ist jedoch keine Pflicht für ein kleines Vorprojekt und nach eigener Abgrenzung auch keine allgemeine Sprache für Datenflüsse.
Beginnen Sie daher mit der einfachsten verständlichen Darstellung. Eine Tabelle plus wenige Pfeile kann für den Pilot genügen. Entscheidend ist, dass Fachpersonen die Beschreibung bestätigen und ein Umsetzungsteam offene Stellen erkennt.
Ist-Zustand und Ziel getrennt dokumentieren
Schreiben Sie zuerst auf, was heute tatsächlich passiert. Markieren Sie anschließend Probleme wie Medienbrüche, doppelte Erfassung, Wartezeiten und unklare Zuständigkeiten. Erst danach entsteht der Zielablauf.
Für jede gewünschte Änderung sollte ein Grund genannt sein. Beispiel: „Die Zuordnung soll automatisch erfolgen, damit jede vollständige Anfrage innerhalb des Teams sichtbar einer Rolle zugeordnet ist.“ So wird aus einem allgemeinen Wunsch eine prüfbare Anforderung.
Einen kleinen Pilot festlegen
Wählen Sie für die erste Umsetzung einen häufigen, klar abgrenzbaren Fall. Definieren Sie vorab Abnahmekriterien:
- Welche Eingaben werden akzeptiert?
- Welches Ergebnis muss entstehen?
- Welche Rollen dürfen sehen und ändern?
- Wie werden Fehler angezeigt?
- Welche zwei oder drei Sonderfälle werden geprüft?
Ein Pilot muss nicht alle Ausnahmen lösen. Er sollte aber zeigen, ob Datenmodell, Zuständigkeiten und wichtigste Entscheidung funktionieren. Offene Fälle gehören in eine Liste mit Entscheidung und Verantwortlichkeit.
Für tabellenbasierte Abläufe bietet Excel-Ablauf digitalisieren eine ergänzende Bestandsaufnahme. KDS bündelt individuelle Anwendungen unter Systeme. Über das Kontaktformular können Sie die Prozesstabelle, Beispieldaten ohne unnötige personenbezogene Angaben und gewünschte Ergebnisse schriftlich senden.