Firmenwebsite vorbereiten: Inhalte und Checkliste
Praktische Checkliste für Texte, Bilder, Zugänge, Zuständigkeiten und Formulare vor dem Start einer neuen Firmenwebsite.
Eine neue Firmenwebsite beginnt nicht mit Farben oder Animationen. Zuerst braucht das Projekt belastbare Inhalte: Was bietet das Unternehmen an, für wen ist das Angebot gedacht, welche Bilder dürfen verwendet werden und wohin soll eine Anfrage gehen?
Sie müssen für eine erste Abstimmung noch keine druckreifen Webtexte liefern. Häufig genügt eine geordnete Materialsammlung. Sie macht offene Entscheidungen früh sichtbar, bevor sie erst zwischen Entwurf und Umsetzung auffallen. Diese Checkliste zeigt, welche Unterlagen kleine Unternehmen vorbereiten sollten und was gemeinsam im Projekt ausgearbeitet werden kann.
1. Angebot und Ziel der Website in wenigen Sätzen festhalten
Beginnen Sie mit einem kurzen Arbeitsdokument. Es sollte keine Werbesprache enthalten, sondern klare Antworten auf fünf Fragen:
- Welche Leistungen oder Produkte sollen auf der Website sichtbar werden?
- Welche Kundengruppen sollen sich angesprochen fühlen?
- Welche Anfrage ist besonders erwünscht?
- In welcher Region oder vollständig remote wird gearbeitet?
- Was gehört ausdrücklich nicht zum Angebot?
Der letzte Punkt ist wichtig. Eine Website wird verständlicher, wenn sie nicht versucht, jedes denkbare Anliegen abzudecken. Ein Handwerksbetrieb kann zum Beispiel festhalten, welche Arbeiten er übernimmt und welche nicht. Ein Beratungsunternehmen kann benennen, ob es einzelne Gespräche, laufende Begleitung oder beides anbietet.
Formulieren Sie anschließend ein Hauptziel. Das kann eine schriftliche Projektanfrage, eine Terminbuchung oder der Verkauf eines klar beschriebenen Produkts sein. Mehrere Kontaktwege sind möglich, doch einer sollte als bevorzugter nächster Schritt erkennbar bleiben.
2. Für jede geplante Seite eine Aufgabe bestimmen
Eine Sitemap ist zunächst nur eine Liste der benötigten Seiten. Für kleine Firmenwebsites reichen oft wenige Seitentypen als Ausgangspunkt:
| Seite | Frage, die sie beantworten soll |
|---|---|
| Startseite | Was bietet das Unternehmen an und für wen? |
| Leistungsseite | Was ist enthalten und für welche Situation passt die Leistung? |
| Über-uns-Seite | Wer steht hinter dem Angebot und wie wird gearbeitet? |
| Arbeitsprobe oder Referenz | Was lässt sich konkret ansehen und korrekt einordnen? |
| Kontaktseite | Welche Angaben braucht das Unternehmen für den nächsten Schritt? |
Notieren Sie hinter jeder Seite genau eine Hauptaufgabe. So lässt sich später leichter entscheiden, welcher Inhalt dorthin gehört. Ein ausführlicher Lebenslauf auf der Startseite oder mehrere identische Leistungsbeschreibungen auf verschiedenen Unterseiten helfen selten bei der Orientierung.
Wenn Sie bereits Angebote oder Leistungsbeschreibungen nutzen, können diese als Rohmaterial dienen. Der Ratgeber Was gehört in ein gutes Website-Angebot? hilft zusätzlich dabei, Leistungsumfang und Abgrenzungen für das spätere Projektgespräch zu sortieren.
3. Textmaterial sammeln, ohne schon Webtexte schreiben zu müssen
Für den Projektstart sind Stichpunkte häufig hilfreicher als lange Entwürfe. Sammeln Sie vorhandene Inhalte aus Broschüren, Angeboten, Präsentationen und häufig beantworteten E-Mails. Entfernen Sie dabei veraltete Aussagen und kennzeichnen Sie offene Punkte.
Für jede Leistung genügt zunächst dieses Raster:
- Ausgangslage: Welches Problem oder welcher Bedarf führt zur Anfrage?
- Leistung: Was wird konkret angeboten?
- Ablauf: Welche Schritte erlebt die anfragende Person?
- Voraussetzungen: Was muss sie mitbringen oder vorbereiten?
- Ergebnis: Was wird übergeben oder bereitgestellt?
- Nächster Schritt: Welche Angaben werden für ein individuelles Angebot benötigt?
Ergänzen Sie echte Fachbegriffe, die Ihre Kundschaft verwendet. Interne Abkürzungen sollten erklärt oder weggelassen werden. Behauptungen wie „führend“, „einzigartig“ oder „garantiert erfolgreich“ gehören nicht in die Materialsammlung, wenn sie nicht belastbar belegt werden können.
4. Bilder, Logo und Dokumente mit Herkunft erfassen
Legen Sie Bildmaterial möglichst in der vorhandenen Originalqualität ab. Screenshots aus Messengern oder Bilder, die bereits mehrfach komprimiert wurden, lassen sich nur eingeschränkt zuschneiden und optimieren.
Zu jeder Datei sollten mindestens diese Angaben stehen:
- Was oder wer ist abgebildet?
- Wer hat die Datei erstellt oder fotografiert?
- Für welche Nutzung ist sie vorgesehen?
- Muss vor der Veröffentlichung noch etwas geklärt werden?
- Gibt es eine bevorzugte Bildunterschrift oder Schreibweise?
Dasselbe gilt für Logos, Zertifikate und herunterladbare Dokumente. Geben Sie nicht nur eine Bilddatei des Logos weiter, sondern vorhandene Original- oder Vektordateien sowie festgelegte Farben und Schriften. Das Deutsche Patent- und Markenamt weist darauf hin, dass Fotos und andere Werke in der Regel nicht ohne Zustimmung für eine Website genutzt werden dürfen, sofern keine gesetzliche Ausnahme greift. Deshalb sollten Herkunft und vorgesehene Nutzung dokumentiert und ungeklärte Dateien im Projekt entsprechend markiert werden. Das ersetzt keine rechtliche Prüfung im Einzelfall.
5. Domain, Konten und technische Zugänge zuordnen
Eine einfache Zugangsliste spart später viele Rückfragen. Sie sollte festhalten, wer Domain, Hosting, E-Mail, Redaktionssystem und gegebenenfalls Analyse- oder Newsletterwerkzeuge verwaltet.
Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik empfiehlt, Passwörter nicht an Dritte weiterzugeben. Für gemeinsam genutzte Computer empfiehlt es außerdem getrennte Konten mit den jeweils benötigten Berechtigungen. Senden Sie Passwörter deshalb nicht gesammelt per E-Mail. Nutzen Sie, wenn der jeweilige Onlinedienst es ermöglicht, eigene Benutzerkonten oder zeitlich begrenzte Einladungen; andernfalls sollte eine sichere Übergabe abgestimmt werden. Vor dem Projekt sollte außerdem geklärt sein, welche Konten dauerhaft dem Unternehmen gehören und wer Änderungen freigeben darf.
Für jeden Dienst genügen zunächst: Anbieter, Vertrags- oder Kontoinhaber, zuständige Person, vorhandener Zugang und gewünschter Zustand nach der Übergabe. Wenn etwas fehlt, wird daraus ein sichtbarer Klärungspunkt statt einer Überraschung kurz vor der Veröffentlichung.
6. Kontaktformular und internen Anfrageweg gemeinsam planen
Ein Formular ist nur dann nützlich, wenn seine Angaben intern gebraucht werden. Schreiben Sie deshalb auf, welche Informationen für eine erste Einschätzung wirklich nötig sind. Bei einer Website-Anfrage können das beispielsweise Unternehmensart, gewünschte Seiten oder Funktionen, vorhandene Inhalte und ein Budgetrahmen sein.
Bestimmen Sie auch den Weg nach dem Absenden:
- Welches Postfach oder System empfängt die Anfrage?
- Wer übernimmt sie?
- Welcher Ersatzweg wird angezeigt, falls das Formular nicht funktioniert?
- Erfolgt die weitere Abstimmung per E-Mail, telefonisch oder nach Wahl der anfragenden Person?
Ein Telefonnummernfeld kann optional bleiben, wenn die schriftliche Anfrage der Hauptweg ist. Entscheidend ist, dass Formular, Bestätigung und interner Prozess dieselbe Erwartung vermitteln.
7. Eine Person für Inhalte und Freigaben benennen
Auch in einem kleinen Unternehmen können mehrere Personen Text- oder Bildwünsche haben. Für das Projekt sollte trotzdem eine Person Rückmeldungen bündeln und Freigaben erteilen. Das reduziert widersprüchliche Korrekturen und macht sichtbar, welche Punkte entschieden sind.
Eine einfache Tabelle reicht:
| Inhalt | Verantwortlich | Stand |
|---|---|---|
| Leistungsangaben | Fachverantwortliche Person | offen / geliefert / freigegeben |
| Unternehmensdarstellung | Geschäftsführung | offen / geliefert / freigegeben |
| Bilder und Dateiangaben | benannte Ansprechperson | offen / geliefert / freigegeben |
| Formular und Empfänger | zuständige Bearbeitung | offen / geliefert / freigegeben |
„Geliefert“ und „freigegeben“ sind unterschiedliche Zustände. Ein Text kann vollständig vorliegen und trotzdem noch fachliche Rückfragen enthalten.
Die kompakte Übergabe-Checkliste
Vor dem Projektstart sollten diese Punkte in einem gemeinsamen Ordner oder Dokument auffindbar sein:
- Kurzbeschreibung von Unternehmen, Zielgruppe und Angebot
- Hauptziel der Website und bevorzugter Kontaktweg
- vorläufige Seitenliste mit einer Aufgabe pro Seite
- Stichpunkte zu jeder Leistung, zum Ablauf und zu Abgrenzungen
- vorhandene Texte, Präsentationen und häufige Kundenfragen
- Logo, Bilder und Dokumente in bestmöglicher Qualität
- Herkunft und ungeklärte Nutzung jeder Mediendatei
- Liste von Domain, Hosting, E-Mail und weiteren Konten
- gewünschte Formularangaben, Empfänger und Ersatzweg
- eine zuständige Person für gebündelte Rückmeldung und Freigabe
Fehlende Punkte müssen ein Websiteprojekt nicht automatisch blockieren. Wenn sie sichtbar dokumentiert sind, kann entschieden werden, ob das Unternehmen sie selbst liefert oder ob ihre Ausarbeitung Teil des individuellen Projekts wird. Die Leistungsseite zu Firmenwebsites beschreibt den möglichen Rahmen. Für eine konkrete Einordnung können Sie Ihr Vorhaben und den vorhandenen Stand über die schriftliche Anfrage senden.