Ersten Prozess für Automatisierung auswählen
So wählen kleine Unternehmen einen begrenzten Automatisierungspiloten mit klaren Eingaben, Regeln, Ausnahmen und messbarem Ergebnis.
Der größte Zeitfresser im Unternehmen ist nicht automatisch der beste erste Automatisierungsprozess. Für einen Pilot eignen sich Abläufe, die häufig genug vorkommen, klar beschrieben werden können und bei einem Fehler nicht sofort großen Schaden verursachen. Ziel ist ein begrenzter Praxistest, aus dem Sie belastbare Anforderungen für weitere Schritte gewinnen.
Mittelstand-Digital beschreibt Prozesse als festgelegte Abläufe, in denen etwas bearbeitet wird und ein Ergebnis entsteht. Für einen Digitalisierungsfahrplan empfiehlt das Netzwerk zunächst Bestandsaufnahme, eingegrenzten Handlungsbedarf sowie technischen und personellen Bedarf. Für die Automatisierung heißt das: zuerst den heutigen Ablauf verstehen, dann ein Werkzeug auswählen.
Kandidaten aus dem Arbeitsalltag sammeln
Suchen Sie nach wiederkehrenden Übergaben zwischen Menschen und Systemen. Typische Kandidaten sind das Übertragen von Formulardaten in eine Liste, das Zuordnen eingehender Anfragen, das Erstellen eines internen Vorgangs oder eine Erinnerung bei fehlenden Angaben.
Beschreiben Sie jeden Kandidaten in einem Satz:
Wenn dieser Auslöser eintritt, werden diese Daten nach diesen Regeln verarbeitet und dieses Ergebnis erzeugt.
„E-Mails automatisieren“ ist zu breit. „Neue Anfrage aus dem Websiteformular anhand des gewählten Themas in die passende interne Warteschlange legen“ ist prüfbar. Noch besser wird die Beschreibung, wenn Sie den Ausnahmeweg ergänzen: Unklare oder technisch fehlerhafte Anfragen landen in einer benannten Prüfliste.
Auswahlmatrix für den ersten Pilot
Bewerten Sie drei bis fünf Kandidaten mit denselben Fragen. Eine grobe Einstufung in niedrig, mittel und hoch reicht zunächst.
| Kriterium | Günstig für den ersten Pilot | Warnsignal |
|---|---|---|
| Häufigkeit | regelmäßig und beobachtbar | seltene Sonderaufgabe |
| Regeln | wenige eindeutige Bedingungen | viel stilles Erfahrungswissen |
| Eingaben | strukturiert und verfügbar | wechselnde Freitexte oder Papierbelege |
| Ergebnis | klar und leicht kontrollierbar | irreversible externe Wirkung |
| Fehlerfolge | begrenzt, Rückfall möglich | Zahlung, Frist oder Kundenzusage betroffen |
| Systeme | stabile Zugänge oder Schnittstellen | kein verlässlicher Zugriff |
| Verantwortlichkeit | Prozessinhaber ist benannt | niemand entscheidet bei Ausnahmen |
Priorisieren Sie keinen Prozess allein wegen hoher Häufigkeit. Wenn jede Bearbeitung eine individuelle Fachentscheidung verlangt, automatisieren Sie eventuell nur Vorbereitung und Übergabe. Ein Pilot darf auch eine Teilstrecke abdecken.
Den Ist-Prozess mit echten Fällen prüfen
Zeichnen Sie den Ablauf vom Auslöser bis zum Ende auf. Nutzen Sie anschließend einige reale, anonymisierte Falltypen: Normalfall, fehlende Angabe, doppelter Eingang, verspätete Antwort und technischer Fehler. Fragen Sie bei jedem Schritt:
- Welche Information liegt vor?
- Wer entscheidet heute?
- Welche Regel ist dokumentiert?
- Was geschieht bei einer Abweichung?
- Woran erkennt die nächste Person, dass der Schritt abgeschlossen ist?
Ein Ablauf, der nur im Kopf einer erfahrenen Person funktioniert, ist noch kein stabiler Automatisierungskandidat. Dokumentieren Sie diese Entscheidung zuerst oder lassen Sie an der entsprechenden Stelle eine menschliche Freigabe stehen.
Pilotgrenze und Erfolg vorab definieren
Schreiben Sie auf, wo der Pilot beginnt und endet. Bei einer Websiteanfrage kann der Start der technisch bestätigte Formulareingang sein. Das Ende könnte ein angelegter interner Vorgang mit Zuständigkeit sein. Automatische Angebotserstellung oder Kundenzusage bleiben bewusst außerhalb.
Definieren Sie außerdem, was Sie nach dem Test beurteilen wollen:
- Werden normale Fälle korrekt verarbeitet?
- Werden unklare Fälle sichtbar ausgesondert?
- Kann eine verantwortliche Person den Status nachvollziehen?
- Funktioniert der manuelle Ersatzweg?
- Entsteht weniger Doppelarbeit, ohne neue blinde Stellen zu schaffen?
Verwenden Sie keine erfundene Zeitersparnis als Ziel. Messen Sie im Pilot stattdessen tatsächliche Durchläufe, Korrekturen und offene Fälle. Kleine Fallzahlen sollten vorsichtig interpretiert werden.
Beispiel: Anfrageeingang als begrenzter Pilot
Ein Dienstleister erhält Anfragen über ein Formular. Heute kopiert eine Person Name, E-Mail, Thema und Nachricht in eine gemeinsame Liste und weist eine Zuständigkeit zu.
Der Pilot übernimmt nur drei Schritte: Eingang erkennen, Datensatz anlegen und nach einer festen Themenauswahl zuordnen. Fehlt das Thema oder passt keine Regel, landet der Vorgang in „manuell prüfen“. Vor einer externen Antwort bleibt eine Person zuständig. Damit sind Eingabe, Ausgabe und Ausnahme sichtbar, ohne gleich den gesamten Vertriebsprozess zu automatisieren.
Die fachliche Vertiefung zu Regeln und Ausnahmen finden Sie im Ratgeber Kundenanfragen automatisieren. Individuelle Verbindungen und Abläufe ordnet KDS unter Automatisierung ein.
Freigabecheck für den Pilot
- Ist der Prozess in einem Satz beschreibbar?
- Sind Start, Ende und Verantwortliche benannt?
- Liegen Eingaben strukturiert und zulässig vor?
- Sind Normalfälle und wichtige Ausnahmen dokumentiert?
- Gibt es einen sichtbaren Fehler- und Ersatzweg?
- Kann das Ergebnis ohne große Folgewirkung kontrolliert werden?
- Ist festgelegt, welche Kennzahlen nach dem Pilot ausgewertet werden?
- Bleiben Entscheidungen mit hohem Risiko bewusst bei einer Person?
Wenn Sie zwei oder drei Kandidaten vergleichen möchten, senden Sie KDS über das Kontaktformular jeweils Auslöser, Arbeitsschritte, Systeme und bekannte Ausnahmen. Die erste Einordnung kann schriftlich erfolgen.