Datenmigration in ein neues System planen

Eine Datenmigration ist mehr als ein Export im alten und ein Import im neuen System. Felder müssen zusammenpassen, Beziehungen erhalten bleiben und fachliche Regeln nachvollziehbar sein. Ohne klare Abnahme kann ein Import technisch erfolgreich erscheinen, obwohl wichtige Daten fehlen oder falsch zugeordnet sind.

Die folgende Checkliste hilft, Bestand, Zuordnung, Test und Übergang vorzubereiten. Sie muss an die beteiligten Systeme und die Bedeutung der Daten angepasst werden.

1. Datenquellen und Verantwortliche erfassen

Listen Sie jedes Quellsystem, jede relevante Tabelle und ergänzende Datei auf. Notieren Sie dazu:

• fachlich verantwortliche Rolle,
• technischer Zugang und Exportweg,
• enthaltene Datenbereiche,
• ungefähre Größenordnung,
• bekannte Dubletten oder Altbestände,
• Anhänge und Verknüpfungen,
• Zeitraum, der übernommen werden soll.

Bestimmen Sie für jede Datenart eine Person, die ihre fachliche Richtigkeit beurteilen kann. Ein Umsetzungsteam kann Werte übertragen, aber nicht ohne Fachwissen entscheiden, welcher doppelte Kontakt der gültige ist.

2. Zielumfang begrenzen

Nicht jeder historische Datensatz muss in das neue Produktivsystem. Teilen Sie den Bestand in drei Gruppen: übernehmen, separat archivieren und nach bestätigten Regeln verwerfen. Berücksichtigen Sie dabei interne, vertragliche und gesetzliche Anforderungen; diese Checkliste trifft keine Aufbewahrungsentscheidung für Ihr Unternehmen.

Ein klarer Stichtag verhindert, dass sich der Umfang während der Umsetzung unkontrolliert ändert. Legen Sie außerdem fest, wie neue oder geänderte Datensätze zwischen Testexport und endgültigem Umstieg behandelt werden.

3. Feldzuordnung mit Regeln dokumentieren

Erstellen Sie eine Mapping-Tabelle:

Quelle	Beispiel	Ziel	Regel	Pflicht?
Kundenstatus	„A“, „P“	Status	A = aktiv, P = pausiert	ja
Ansprechpartner	Freitext	Vorname, Nachname	fachlich prüfen und trennen	nein
Erstelldatum	lokales Format	created_at	Zeitzone und Format festlegen	ja

Dokumentieren Sie nicht nur Feldnamen, sondern auch erlaubte Werte, Einheiten, Datumsformate, Zeichencodierung und leere Werte. Bei Beziehungen muss geklärt sein, über welche stabilen IDs etwa Kontakte, Aufträge und Dateien zusammenfinden.

4. Datenqualität vor der Umwandlung prüfen

Suchen Sie gezielt nach:

• fehlenden Pflichtwerten,
• mehrfach vorhandenen Datensätzen,
• ungültigen Datums- oder Zahlenformaten,
• widersprüchlichen Statuswerten,
• verwaisten Anhängen oder Beziehungen,
• unerwarteten Sonderzeichen,
• Daten, die nicht in das Zielmodell passen.

Definieren Sie Bereinigungsregeln und lassen Sie fachlich strittige Fälle entscheiden. Verändern Sie den Originalexport nicht ohne nachvollziehbare Arbeitskopie und Protokoll. So bleibt erkennbar, welche Umwandlung zu welchem Ergebnis geführt hat.

5. Sicherung und Rückweg planen

Vor produktiven Änderungen sollten Ausgangsdaten und notwendige Konfigurationen gesichert sein. Das BSI-Datensicherungskonzept CON.3 behandelt neben Sicherungen ausdrücklich Wiederherstellung und Wiederanlauf. Für eine Migration folgt daraus als praktische Frage: Ist nicht nur eine Kopie vorhanden, sondern wurde auch geklärt, wie der benötigte Zustand wiederhergestellt werden kann?

Legen Sie Abbruchkriterien fest. Beispiele: zentrale Datensätze fehlen, Beziehungen sind nicht zuverlässig oder die Fachprüfung kann im verfügbaren Zeitfenster nicht abgeschlossen werden. Bestimmen Sie, wer über Fortsetzung oder Rückkehr entscheidet. Die konkrete Rückfallstrategie hängt von den Systemen ab; manche Änderungen lassen sich nicht einfach zurückdrehen.

6. Einen repräsentativen Testimport durchführen

Testen Sie nicht nur zehn einfache Datensätze. Die Auswahl sollte enthalten:

• einen normalen aktuellen Vorgang,
• alte und neue Datumswerte,
• Datensätze mit und ohne optionale Angaben,
• Anhänge und mehrere Beziehungen,
• Umlaute oder andere relevante Zeichen,
• bekannte Sonderfälle und Fehlerdaten.

Prüfen Sie nach dem Import sowohl Mengen als auch Inhalte. Stimmen Anzahl und Status? Sind Beträge und Datumswerte korrekt? Lassen sich Beziehungen öffnen? Sind Anhänge vollständig? Funktionieren Suche, Filter und Rechte im Zielsystem?

7. Abnahme messbar machen

Formulieren Sie vor dem endgültigen Import konkrete Kriterien. Zum Beispiel:

• Alle für den Pilot ausgewählten Kundendatensätze sind vorhanden.
• Jeder geprüfte Auftrag ist dem richtigen Kunden zugeordnet.
• Pflichtfelder enthalten nur vereinbarte Werte.
• Die Stichprobe der Anhänge lässt sich öffnen und zuordnen.
• Berechtigte Rollen sehen die vorgesehenen Daten; andere Rollen nicht.
• Fehlerlisten sind bewertet und offene Abweichungen dokumentiert.

Eine reine Meldung „Import abgeschlossen“ ist keine fachliche Abnahme. Halten Sie fest, wer welche Kriterien geprüft und welche Restabweichungen akzeptiert hat.

8. Umstellung und Nachkontrolle organisieren

Planen Sie, wann das alte System schreibgeschützt wird, wann der letzte Export erfolgt und ab wann ausschließlich im neuen System gearbeitet wird. Informieren Sie die betroffenen Rollen über Unterbrechungen und geänderte Abläufe. Nach dem Start sollten wichtige Mengen, neue Vorgänge und bekannte Sonderfälle erneut geprüft werden.

Bewahren Sie Migrationsprotokoll, Mapping, Fehlerliste und Abnahmeentscheidung so auf, dass spätere Fragen beantwortet werden können. Erst nach bestätigter Übergangsphase sollte über die Stilllegung des Altsystems nach den geltenden Vorgaben entschieden werden.

KDS beschreibt den Rahmen für individuelle Systeme. Wenn der Ausgangsbestand in Tabellen geführt wird, hilft Excel-Ablauf digitalisieren bei der Strukturierung. Senden Sie über das Kontaktformular eine anonymisierte Feldliste, Beispielstruktur und gewünschte Zielabläufe; eine schriftliche Anfrage genügt.